In Zeiten von Home-Office und Gleitzeit wird eines für Unternehmen immer wichtiger: Die Zeiterfassung der Arbeitszeiten. Die historische Stechuhr aus Zeiten der Industrialisierung oder endlose Excel-Tabellen sind nicht mehr zeitgemäß. Zeiterfassung im 21. Jahrhundert muss so gestaltet werden, dass die Produktivität der Mitarbeiter nicht leidet und sie ihre Eingaben verlässlich vornehmen. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf die digitale Stempeluhr. Was man darunter versteht, welche Vorteile sie hat und welche Möglichkeiten zur digitalen Zeiterfassung es gibt, klären wir in diesem Artikel.
Was versteht man unter digitaler Zeiterfassung?
Die digitale Zeiterfassung ist ein mobiles Zeiterfassungssystem, das auf Applikationen – wie Smartphone oder Tablet – genutzt wird. Es gibt auch Lösungen, die auf SMS oder Mobilanrufen basieren. Die Nutzer identifizieren sich anhand von PINs, TANs, biometrischen Daten oder individualisierten RFID-Chips.
Warum digitale Zeiterfassung?
Sowohl für das Unternehmen, als auch für die Mitarbeiter bietet ein digitales Zeiterfassungssystem viele Vorteile:
- Einfacher Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter: Vor allem für Personalverantwortliche und Vorgesetzte kann hier viel Zeit und Aufwand eingespart werden.
- Weniger Fehler: Die mobile Zeiterfassung ist deutlich weniger anfällig für Eingabe- oder Übertragungsfehler als ältere Systeme. Der Außendienstmitarbeiter kann beispielsweise mit einem Klick seinen Arbeitsbeginn hinterlegen.
- Rechtlich auf der sicheren Seite: Die digitalen Erfassungssysteme erfüllen die gesetzlichen Vorgaben nach dem EUGH-Urteil von 2019.
- Unterstützung bei Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Software liefert unkompliziert alle erforderlichen Daten. So kann eine exakte Entgeltabrechnung ohne umständliche Berechnung der Arbeitszeiten erstellt werden.
- Prozesse optimieren und Kosten sparen: Mit der Software lassen sich die Arbeitsprozesse genau analysieren und visualisieren. So können Abläufe umstrukturiert und optimiert werden. Das hilft dem Unternehmen, Kosten zu sparen.
- Unterstützt die Mitarbeiter: Durch die Zeiterfassung können Mitarbeiter den Aufwand von Aufgaben besser einschätzen lernen.
Verschiedene Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung
Bei der digitalen Zeiterfassung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wir stellen die fünf wichtigsten Punkte vor.
Automatisch über den Dienstplan
Die Basis ist der Dienstplan, in dem Schichten eingetragen sind. Für jede Schicht, in der ein Mitarbeiter eingeteilt ist, erstellt das System automatisch eine Plan-Zeiterfassung und verrechnet diese mit dem Stundenkonto des Mitarbeiters. Auch wenn die vom System erstellten Erfassungen noch nachträglich angepasst werden können, ist diese Form der digitalen Zeiterfassung relativ starr und unflexibel.
Mit einer Browser-Stempeluhr
Hier können sich die Mitarbeiter einfach per Klick ein- und ausstempeln. Die Browser-Stempeluhr leistet eine sekundengenaue Zeiterfassung. Voraussetzung für dieses System ist jedoch eine Internetverbindung. Denn bei einer Browser-Stempeluhr gilt: Kein Internet – keine Zeiterfassung. Deshalb bietet sich diese Lösung für Unternehmen mit Desktop-Arbeitsplätzen an und weniger für Unternehmen mit Mitarbeitern, die viel unterwegs sind.
Über stationärem Terminal
Auf einem stationären Terminal – beispielsweise einem Tablet – stempeln die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Pausen in der Stempeluhr-App. Zusätzlich kann eine Verifizierung via Unterschrift oder PIN vorgegeben werden, um sicherzustellen, dass auch tatsächlich der Mitarbeiter selbst stempelt. Ganz individuell kann das Unternehmen selbst Stempelregeln definieren, die im Betrieb gelten sollen. Bei diesem System ist keine permanente Internetverbindung notwendig. Nur bei Synchronisation mit der Cloud muss eine Internetverbindung vorhanden sein.
Die Arbeitszeiten werden lokal auch ohne direkte Übertragung gespeichert – sie können also nicht verloren gehen. Die digitale Zeiterfassung mit stationärem Terminal ist also eine zentrale und sichere Lösung, um Arbeitszeiten zu erfassen.
Im Single User Mode
Nutzt man die Erfassung mit dem stationären Terminal, gibt es besonders für Freelancer oder Mitarbeiter im Außendienst noch eine besondere Möglichkeit: den Single User Mode. Dieser Modus ist für die Zeiterfassung von genau einem Mitarbeiter gedacht. Ansonsten ist das System funktionsgleich mit der App für Teams.
Per API
Digitale Zeiterfassungssysteme lassen sich auch in schon bestehende Erfassungssysteme integrieren. Über die Programmierschnittstelle API ist dies problemlos möglich.
Fazit
Digitale Zeiterfassung kann für Unternehmen und Mitarbeiter Vorteile bringen. Zur Auswahl stehen Browser-basierte Systeme und Systeme mit stationärem Terminal. Über API kann ein digitales Zeiterfassungssystem auch in ein schon bestehendes System integriert werden.
