Möchte man mehrere PDF-Dateien in einer E-Mail versenden, so kann es schnell passieren, dass die gestattete Dateigröße für angefügte Anhänge überschritten wird. Bevor man jetzt anfängt, seine Dateien zu halbieren, diese in mehreren E-Mails loszuschicken oder Fotos einzeln zu senden, gibt es die Möglichkeit, seine PDF-Dateien im Ganzen zu verkleinern. Aber auch für diejenigen, die Ihre PDF-Dateien in der Originalgröße beibehalten möchten, gibt es verschiedene Methoden, die dies ermöglichen. Der folgende Artikel zeigt Ihnen alle Möglichkeiten auf, um das Problem von zu großen PDF-Dateien beim Versenden zu lösen.
Es ist wichtig, die erlaubte Größe der PDF-Dateien beim Versenden zu kennen
Wer zu große PDF-Dateien via E-Mail versenden möchte, erhält häufig die Meldung, dass der Anhang zu groß ist und die Mail nicht abgeschickt werden kann. Aber welche Beschränkungen bezüglich der Datenmenge gibt es eigentlich beim Versenden? Verschiedene Plattformen erlauben verschiedene Datenmengen. Daher ist es gut zu wissen, wie hoch die Datenmenge sein darf, um auf nerviges, mehrmaliges Versenden nicht angewiesen zu sein.
Die Beschränkungen der Datenmenge bei:
- Ymail sind 25 MB
- Gmail sind 25 MB
- Outlook ist rund 20 MB, wobei Unternehmen die Größe verändern können
Sobald eine oder mehrere Dateien zusammen 20+MB betragen, kann es zu Problemen beim Versenden dieser kommen. Um die Anhänge trotzdem via E-Mail verschicken zu können, gibt es mehrere Methoden, die im Folgenden vorgestellt werden. Manchmal kann aber schon das Reinigen von Post-Ein- und Ausgängen dabei helfen, das Speicherproblem der Dateien zu lösen. Gerade bei einigen E-Mail-Tools sind die Speichermedien sehr begrenzt und dies führt dazu, dass schon kleine Dateien Probleme beim Versenden auslösen können.
Zippen der Dateien
Wenn nun eine große Datei gesandt werden muss, gibt es einen Trick, der meistens funktioniert. Dieser Trick ist es, die Datei zu komprimieren. Die Vorteile der Dateikomprimierung ist es, dass die Datei kleiner wird.
Das bedeutet das PDF wird gesandt wie immer nur wurde vorher das PDF komprimieren durchgeführt. Die Dateigröße verringert sich dadurch und das Versenden macht keine Probleme mehr.
Eine Datei zu komprimieren, ist sehr einfach. Dabei einfach mit der Maus auf die Datei gehen und mit rechtem Mausklick auf PDF komprimieren klicken. Dadurch wird ein .zip erstellt. Dieses .zip ist dieselbe Datei nur verkleinert und mit demselben Namen. Durch die Komprimierung wird die Datei kleiner und kann ohne weitere Probleme versandt werden. Wenn der Empfänger diese Datei erhält und den Anhang öffnet, öffnet der Anhang automatisch und alle Daten können normal gesehen werden.
Die Datei Driven
Um große Dateien zu senden, hat Google Mail einen eigenen Workaround erstellt. Google Drive ist eine angenehme Lösung, um große Datenmengen zu versenden. Mittels Google Drive können ein oder mehrere Benutzer der Datei als Berechtigte zugeordnet werden. Mittels Link, der an die Zugriffsberechtigten versandt wird, können diese auf die Datei zugreifen und diese auch bearbeiten. Nutzt man nun Google Mail, kann man Anhänge über Google Drive anhängen oder den Link zu Google Drive direkt in die Mail setzen. Hierbei muss aber beachtet werden, dass die Freigabe des PDFs hergestellt wurde. Ohne Zugriffsberechtigungen kann der Empfänger des Links nicht auf diesen Link zugreifen.
Dropbox nutzen
Dropbox ist ein Instrument, das es erlaubt, große Datenmengen ohne Probleme weiterzugeben. Dropbox ist bis zu einer bestimmten Grenze kostenfrei. Ab dieser Datenmengengrenze wird es kostenpflichtig.
Es gibt Menschen, die ihr halbes Leben auf Dropbox speichern. Mittels Dropbox können Fotos, Videos und Filmdateien ohne Probleme freigegeben werden.
Ein weiterer Pluspunkt von Dropbox ist die Sicherheitsfunktionen. Mittels dieser Funktion können Dateien gesendet werden, die nicht praktisch zu versenden sind. Anhand der Benutzerfreigabe und durch das Versenden des Links an die gewünschte Person kann diese auf die Daten zugreifen. Ein weiterer Vorteil ist es, dass die Möglichkeit besteht, den Zugriff auf diese Datei zeitmäßig zu beschränken.
Jumpshare testen
Jumpshare bietet einen kostenlosen Online-Dienst und ermöglicht ein Versenden von Dateien bis zu 250 MB. Mittels Jumpshare Logo, dass auf dem Desktop installiert wird, und Drag-and-Drop können Dateien einfach hochgeladen und der Link versandt werden. Der Link kann von jedem geöffnet werden, ohne ein Jumpshare Kunde zu sein. Auch in diesem System wird ein Link zur weiteren Nutzung versandt.
Sendy PRO ausprobieren
Eine kostenpflichtige Version von Send Anywhere ist Sendy PRO. Diese bietet einen Cloud-Speicher von 1 TB für den Nutzer. Des Weiteren wird ein unbegrenzter Cloud-Speicher zum Versenden von großen Dateien geboten. Sendy PRO unterscheidet sich von anderen Anbietern dadurch, dass ein 6-stelliger Schlüssel versandt wird. Somit wird kein Link übermittelt, sondern ein Schlüssel, anhand dessen die Dateien geöffnet und bearbeitet werden können.
VPN verwenden zum Senden
Ein VPN bietet die Möglichkeit, große Dateien zu versenden. Dadurch das VPNs mittels cloudbasiertem Speicher arbeitet, stehen hier auch große Speicherkapazitäten zur Verfügung. Ein VPN hat aber den Nachteil, dass sehr große Dateien das System langsamer machen. Mittels VPN ist man zwar sicher im Internet geschützt, doch das Senden von Dateien ist nicht die Stärke eines VPNs.
Dateien mittels MyAirBridge versenden
MyAirBridge versendet Dateien bis zu 2 GB kostenfrei. Es ist ein kostenfreies Tool, das mittels E-Mail einen freigegebenen Link versendet, welcher jederzeit heruntergeladen oder freigegeben werden kann. Werden große Datenmengen versandt, die an die 2 GB Grenze kommen, kann das Versenden dauern. Es wird für den Transfer verfügbare Kapazität benutzt. Abonniert man dieses Tool, gibt es keine Wartezeiten, da Abonnenten bevorzugt werden.
Das System benötigt zwar eine Weile in der kostenfreien Version, bis Dateien hochgeladen sind und es besteht außerdem die Möglichkeit, dass es nicht die saubersten Schnittstellen auf der Empfängerseite erzeugt. Doch erledigt es seinen Dienst zuverlässig und ist für den privaten Datentransfer nicht die schlechteste Lösung.
Mit Brandfolder Dateien mit jemanden teilen
Brandfolder ist ein cloudbasiertes Tool und erlaubt nur mittels Berechtigung den Zugriff auf gespeicherte Dateien.
Dadurch werden Daten nicht direkt gesandt, sondern Benutzer greifen auf Daten zu, wenn diese eine Berechtigung dafür bekommen. Diese Berechtigung erfolgt mittels Link.
Dateien mittels SFTP übertragen
Dieses System bietet die Option, Dateien hochzuladen, auf einen Hosting-Server. Mittels Freigabe des Benutzers kann eine andere Person diese Datei öffnen. Ein sehr sicheres System, das sich besonders für Teamwork eignet.
Wie sich zeigt, gibt es diverse Möglichkeiten, größere Datenmengen sicher zu versenden. Versendet man nur ein paar Mal im Jahr Urlaubsfotos oder Videos, wird ein normaler Webmailanbieter sicher ausreichend sein.
Für die, die regelmäßig große Dateien versenden, bleibt nur noch dieses Tools zu testen und für sich die beste Lösung zu finden.
