Im Mai 2019 führte der Europäische Gerichtshof (EuGH) für Unternehmen innerhalb der Europäischen Union (EU) die Pflicht zur lückenlosen Dokumentation der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter ein. Das Ziel ist der Schutz der Arbeitnehmer, da bis zu diesem Zeitpunkt Millionen von Arbeitsstunden nicht abgerechnet und Ruhezeiten selten eingehalten wurden. Die Mitgliedsstaaten müssen diese Vorgabe umsetzen, leider gaben die Verantwortlichen keinen verbindlichen Zeitplan vor.
In Deutschland hat dies die Konsequenz, dass der Gesetzgeber sich noch nicht zum Handeln gezwungen sah. So fanden die Vorgaben noch keinen Eingang in das deutsche Arbeitsgesetz.
Trotzdem sind die Regelungen rechtsgültig. Dies wurde spätestens mit einem Urteil vor dem Emdener Arbeitsgericht vom September 2020 sichtbar, bei dem einer Klägerin 20.000 Euro für geleistete Überstunden zugesprochen wurde. Deshalb wird den Unternehmen empfohlen, eine gültige Form der Arbeitszeiterfassung vorbeugend einzuführen, um Strafzahlungen zu vermeiden.
Analoge und digitale Arbeitszeiterfassung
Bis vor Kurzem spielten bei der Arbeitszeiterfassung Stundenzettel oder die Stempeluhr eine wichtige Rolle. Die so erfassten Arbeitszeiten wurden im Personalbüro händisch in eine Excel-Tabelle eingetragen. Das Verfahren ist sehr aufwändig, müssen doch alle Arbeitsstunden und Pausen sowie Krankheits-, Urlaubs- und Fehltage berücksichtigt werden. Es kommt zu Übertragungsfehlern und notwendige Nachweise müssen zeitintensiv recherchiert werden, damit am Monatsende eine exakte Lohnabrechnung erstellt werden kann.
Daher ist es effizienter und genauer, die Zeiterfassung für Angestellte über eine entsprechende Software zu regeln. Treiber dafür ist auch der Trend zu Home-Office und Remote-Working. Dabei erhält jeder Mitarbeiter ein individuelles Arbeitszeitkonto zugewiesen, das über eine App, einen PC, ein Notebook, das Smartphone oder ein sonstiges mobiles Endgerät verwaltet und abgerufen wird. Zugriff auf diese Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter des Arbeitgebers und der Arbeitnehmer selbst.
Die Funktionen einer digitalen Arbeitszeiterfassung
Eine digitale Arbeitszeiterfassung in der Cloud integriert alle Funktionen rund um die An- und Abwesenheit der Beschäftigten. Die Datenerfassung erfolgt in Echtzeit. Im Einzelnen füllt ein digitalisiertes Arbeitszeitsystem die folgenden Funktionen aus:
- Arbeitszeiterfassung, Stundenabrechnungen und Mitarbeiterauswertungen.
- Personaleinsatzplanung, wobei Schicht- und Dienstpläne sowie die Urlaubsplanung integriert sind.
- Verbindung über offene Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Strukturen wie beispielsweise der Lohnabrechnung.
Zahlreiche Vorteile der digitalisierten Arbeitszeiterfassung für den Arbeitgeber
Eine moderne Erfassung der Arbeitszeit bringt für Unternehmen zahlreiche Vorzüge mit sich.
Entlastung der Personalabteilung
Ein digitales System zur Arbeitszeiterfassung zeichnet sich durch eine hohe Performance sowie einen schnellen Support aus und stellt alle Daten in Echtzeit zur Verfügung. Im Resultat können Mitarbeiter in der Personalabteilung sich auf das Kerngeschäft und die Arbeiten konzentrieren, die dem Umsatz des Unternehmens förderlich sind.
Effizienzsteigerung beim Management
Die digitale Arbeitszeiterfassung arbeitet alle Aspekte übersichtlich auf, sodass ein Blick genügt, um die Einsatzplanung anzupassen. Die aufwändige Sichtung und Abgleichung von schwer verständlichen Excel-Tabellen entfallen. Im Einzelnen machen sich die nachfolgend aufgelisteten Vorzüge bemerkbar:
- Das System berücksichtigt die aktuell geltende Rechtslage.
- Die Kosten lassen sich transparent und kalkulierbar darstellen.
- Die Software zeichnet sich durch eine einfache und bequeme Nutzung aus.
- Effiziente Strukturen lassen sich auch im Home-Office aufrechterhalten.
- Da kein Server genutzt werden muss und der Papierverbrauch zurückgeht, gelten digitale Arbeitszeiterfassungssysteme in der Cloud als außerordentlich nachhaltig.
- Die komplexe Datenlage wird zuverlässig abgebildet.
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden erleichtert und sind mit weniger Fehlern behaftet.
Erhöhte IT-Sicherheit
Die Arbeitsprozesse, die der IT-Sicherheit des Unternehmens dienen, werden entweder von der Software selbst vorgenommen oder von Beschäftigten des Anbieters durchgeführt. Das Unternehmen spart sich damit teure Mitarbeiter aus dem IT-Bereich. Dabei lassen sich die folgenden Vorzüge feststellen:
- Im geschützten Datenbereich werden regelmäßig notwendige Backups durchgeführt.
- Die Anwendungen werden turnusmäßig aktualisiert.
- Die Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung und können von jedem beliebigen Endgerät abgerufen werden, sofern eine Zugangsberechtigung vorliegt.
- Der Aufwand für administrative Tätigkeiten wird entscheidend reduziert.
- Das Unternehmen muss keine eigenen Systemanforderungen herausgeben.
Vorteile für die Mitarbeiter
Die Beschäftigten erhalten sofort einen Überblick über den aktuellen Stand ihres Arbeitszeitkontos. Sie können ihre geleisteten Arbeits- und Überstunden einsehen und sich von einer korrekten Abrechnung ihrer Arbeitszeit ebenso überzeugen wie von der Einhaltung des Arbeitsschutzes. Zudem können sie ihre Urlaubstage selbständig eintragen, was die Urlaubsplanung und den Abbau von Überstunden entscheidend erleichtert.
